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Archivi

Ministero della Sanità
DIREZIONE GENERALE OSPEDALI
DIV. II

CIRCOLARE N° 61
del 19 dicembre 1986

N. 900.2/ AG. 464/260

Agli Assessori Regionali alla Sanità

Agli Assessori Provinciali alla Sanità
di Trento e Bolzano
LORO SEDI

e, p.c. Ai Commissari di Governo
LORO SEDI

Al Ministero per i beni culturali e ambientali
Ufficio Centrale per i beni archivistici Div. III
ROMA

OGGETTO: Periodo di conservazione della documentazione sanitaria presso le istituzioni sanitarie pubbliche e private di ricovero e cura.

Questo Ministero, sentito anche il Ministero per i Beni Culturali e Ambientali – Ufficio Centrale per i Beni Archivistici – a seguito di specifiche richieste da parte di strutture sanitarie pubbliche e private in ordine al periodo di conservazione presso le strutture stesse della documentazione di cui all’oggetto, ha ritenuto opportuno, dopo aver consultato in proposito il Consiglio Superiore di Sanità, stabilire quanto segue:

Le cartelle cliniche, unitamente ai relativi referti, vanno conservate illimitatamente poiché rappresentano un atto ufficiale indispensabile a garantire la certezza del diritto, oltre a costituire preziosa fonte documentaria per le ricerche di carattere storico sanitario.

La conservazione va effettuata da prima in un archivio corrente e successivamente, trascorso un quarantennio, in una separata sezione di archivio, istituita dalla struttura sanitaria ai sensi dell’art. 30 del D.P.R.. 30.6.1963 n. 1409.

Non può procedersi al versamento del materiale in questione agli archivi di Stato, dopo il citato quarantennio, in quanto il versamento stesso è previsto esclusivamente per gli atti degli uffici statali a norma dell’art. 23 del suddetto D.P.R.

In merito alla conservazione, presso l’archivio delle istituzioni sanitarie, delle radiografie: non rivestendo esse il carattere di atti ufficiali, si ritiene che sotto il profilo medico, medico-legale, amministrativo e scientifico possa essere sufficiente un periodo di venti anni.

Tale indicazione si riferisce al periodo minimo di conservazione essendo consentito, agli Enti che lo ritengano necessario, un tempo di conservazione più lungo.

Si precisa, comunque, che ogni eventuale scarto di materiale in questione è condizionato al preventivo nulla osta del competente soprintendente archivistico in base all’art. 35 del citato D.P.R. n.4409/1963.

In analogia a quanto stabilito per le radiografie si ritiene che la restante documentazione diagnostica possa essere assoggettata allo stesso periodo di conservazione di venti anni previsto per le radiografie stesse finché non intervengano eventuali ulteriori disposizioni a modificare il limite predetto.

Si coglie l’occasione, infine, per segnalare che laddove i presidi sanitari trovassero difficoltà nell’allestimento di idonei locali da destinare ad archivio, è consentita la possibilità del ricorso alla microfilmatura sostitutiva di tutta la documentazione sanitaria, ai sensi della legge n. 15 del 4.1.1968, del D.P.C.M. 11.9.1974 e del decreto del Ministro per i Beni Culturali e Ambientali del 29.3.1979.

Si precisa altresì che dev’essere osservato il più rigoroso rispetto delle sopracitate norme relative alla microfilmatura al fine di poter conferire alla documentazione sostitutiva valore legale.

Il MINISTRO
Carlo Donat Cattin

Per copia conforme
IL DIRETTORE GENERALE
Prof. Francesco Polizzi


 

Ministero della Sanità

CONSIGLIO SUPERIORE DI SANITA’
SESSIONE XXXIX
SEZIONE III

Seduta del 14 ottobre 1987

IL CONSIGLIO SUPERIORE DI SANITA’
SEZIONE III

Vista la relazione della Direzione Generale Ospedali concernente il periodo di conservazione dei preparati citologici ed istologici negativi e positivi e delle inclusioni in paraffina;

Udita la Commissione relatrice (proff. Candia, Pontieri, Polizzi, Pistolesi; esperto: Marinozzi, relatore: Pontieri);

Premesso:

che la Direzione Generale Ospedali nella sua relazione rileva che esiste una discrepanza fra l’art. 9 del D.P.C.M. del 20.2.84 che fissa a cinque anni il periodo minimo di conservazione dei vetrini citologici ed istologici e delle inclusioni in paraffina (fatti salvi i disposti di specifiche disposizioni di legge), e la successiva circolare del 19.12.1986 n.61 relativa al periodo di conservazione della documentazione sanitaria presso le istituzioni pubbliche e private di ricovero e cura nella quale si stabilisce un periodo minimo di 20 anni per la "restante documentazione diagnostica" in analogia a quanto stabilito per le radiografie;

Rilevato:

che il Consiglio Superiore di Sanità si deve esprimere in ordine ai seguenti punti:

se quel particolare materiale diagnostico costituito dai vetrini citologici ed istologici e dalle inclusioni in paraffina possa essere legittimamente incluso nell’ambito della "restante documentazione diagnostica" contemplata nella circolare citata;
se, di conseguenza, le direttive espresse nella circolare n.61 relative al periodo di conservazione della restante documentazione diagnostica possano estendersi alle disposizioni contenute nel D.P.C.M. del 20.2.84 e sostituirle completamente;
ESPRIME PARERE

che soltanto il materiale diagnostico istologico (costituito dal preparato e dalla relativa inclusione), indipendentemente dalla positività o negatività del referto, venga considerato parte integrante della "restante documentazione diagnostica" di cui alla circolare del 19.12.86 n.61, relativa al periodo di conservazione della documentazione sanitaria presso le istituzioni pubbliche e private di ricovero e cura e quindi conservate per venti anni;

R I T I E N E

inoltre, che le direttive espresse nella circolare n.61 siano estese alle disposizioni contenute nel D.P.C.M. del 20.2.84 soltanto per i preparati istologici e le relative inclusioni fermo restando in ogni caso che i preparati citologici vadano conservati per un periodo di cinque anni.

IL SEGRETARIO DELLA SEZIONE IL SEGRETARIO GENERALE

IL PRESIDENTE DELLA SEZIONE



 

Data pubblicazione: 2005-11-15